Vejledning til indsendelse af transitionsforsøg

Igangværende forsøg, som er godkendt under Direktivet, som har aktive sites den 30. januar 2025 skal overføres til EU-forordningen (Clinical Trial Regulation, CTR). Hvis overførslen ikke er godkendt den 30. januar 2025, skal forsøget standses, da det ellers udføres ulovligt. Sponsor/Investigator opfordres derfor til at orientere sig i nedenstående information og i god tid planlægge og prioritere, om der er igangværende forsøg godkendt under Direktivet, som skal overføres til CTR.

Hvilke forsøg skal overføres til EU-forordningen?

Et aktivt site betyder, at der ikke har været Last Patient/Last Visit (LPLV), og at der stadig foregår forsøgsspecifikke aktiviteter med forsøgsdeltagere på sitet. Er der tale om et multinationalt forsøg, hvor der ikke længere er aktive sites i Danmark jf. ovenstående, men som stadig pågår i andre medlemslande, skal forsøget kun overføres til CTR i disse lande. Er der tale om et mononationalt forsøg, hvor Lægemiddelstyrelsen har modtaget besked om forsøgsafslutning (LPLV), skal forsøget ikke overføres til CTR.

Inden forsøget overføres

Alle ansøgninger om væsentlige ændringer (protokoltillæg) for forsøg under Direktivet skal være afsluttet inden overførsel. Husk at tage højde for sagsbehandlingstiden hos Lægemiddelstyrelsen og De Videnskabsetiske Medicinske Komitéer (VMK). Hvis indsendelsen markeres tydeligt med ”Forberedelse til transition”, vil begge myndigheder forsøge at prioritere hurtig sagsbehandling.

For multinationale forsøg skal det sikres, at alle dokumenter i Part I af ansøgningen er harmoniseret eller konsolideret. Det betyder, at protokollen skal være ens i alle medlemslande, eller at eventuelle nationale forskelle skal fremgå af protokollen (som et samlet dokument). Herudover skal Investigator's Brochure og Investigational Medicinal Product Dossier eventuelt harmoniseres eller konsolideres inden overførsel. Se CTCGs best practice nedenfor.

Hvis harmonisering eller konsolidering medfører væsentlige ændringer til dokumentationen, skal disse godkendes som væsentlige ændringer (protokoltillæg) inden overførsel. Husk at tage højde for sagsbehandlingstiden hos Lægemiddelstyrelsen og VMK. Hvis indsendelsen markeres tydeligt med ”Forberedelse til transition”, vil begge myndigheder forsøge at prioritere hurtig sagsbehandling.

Hvis ændringerne ikke er væsentlige, skal det tydeliggøres i følgebrevet (Cover letter) ved indsendelse af ansøgning for overførsel. I følgebrevet skal det ligeledes fremgå, hvilke versioner af dokumenterne, der tidligere er godkendt under Direktivet, samt godkendelsesdatoen for disse og hvilken Videnskabsetisk Komité, der har godkendt forsøget under Direktivet. VMK anbefaler brug af skabelonen til følgebrevet udarbejdet af CTCG, se nedenfor.

Ansøgning om overførsel til EU-forordningen

Det er aftalt mellem EU-medlemslandene, at selve sagsbehandlingen af ”transitioning applications” afkortes til én uge, efter at ansøgningen er erklæret valid – typisk ca. 32 dage fra indsendelse, da ansøgningen først skal valideres. Der tages dog forbehold for længere sagsbehandlingstider ved større mangler i det indsendte materiale i Part II. Sagsbehandlingen er udelukkende en administrativ proces, og der foretages ingen ny videnskabsetisk vurdering af forsøget. Bemærk at ansøgningen skal være godkendt og ikke blot indsendt senest den 30. januar 2025.

Praktisk vejledning vedrørende transitionsansøgningens part II

VMK følger generelt vejledningen på Europa-Kommissionens Eudralex Volume 10: Guidance for the transition of clinical trials (https://health.ec.europa.eu/document/download/10c83e6b-2587-420d-9204-d49c2f75f476_en?filename=transition_ct_dir-reg_guidance_en.pdf)

Følgebrevet

Følgebrevet (Cover Letter) skal indeholde information om:

  • Navnet på den videnskabsetiske komite, der har godkendt den oprindelige ansøgning om forsøg. Dette kan være en regional videnskabsetisk komite (som skal angives ved navn), De Videnskabsetiske Medicinske Komitéer (VMK) eller National Videnskabsetisk Komité (NVK).
  • At samtlige dokumenter, der er indsendt i CTIS-portalen under Part II for Danmark er de dokumenter, der aktuelt er godkendt af den pågældende videnskabsetiske komite. Det anbefales at bruge skabelonen til følgebrevet udarbejdet af CTCG, se link under yderligere information.

Part II dokumenter

De eneste obligatoriske dokumenter til ansøgningens part II er de aktuelt godkendte versioner af deltagerinformation(er) og samtykkeerklæring(er).

For de obligatoriske sektioner i CTIS-portalen ”Recruitment arrangements”, ”Financial arrangements” og ”Proof of insurance” anbefaler vi at uploade et såkaldt placeholder dokument, som indeholder en beskrivelse/bekræftelse af, at dette aspekt er blevet vurderet og godkendt af den videnskabsetiske komite, der har vurderet forsøget under Direktivet (og derfor omfattet af godkendelsen under Direktivet).

For multinationale forsøg opfordrer vi desuden ansøger til at uploade den aktuelt godkendte version af det danske tillæg til protokollen (for eksempel under ”Proof of insurance”). Dette dokument bør indeholde de landespecifikke oplysninger, der er godkendt i henhold til Direktivet for sektionerne ”Recruitment arrangements”, ”Financial arrangements” og ”Proof of insurance”.

Der er ikke krav om at indsende yderligere dokumentation i part II, og de øvrige felter i CTIS-portalen, kan derfor efterlades tomme. Hvis ansøger ønsker at indsende yderligere dokumentation i forbindelse med transitionsansøgningen, gøres opmærksom på, at der udelukkende accepteres dokumenter, som er godkendte under Direktivet. Vi anbefaler, at yderligere dokumentation angives tydeligt i følgebrevet, jf. skabelonen udarbejdet af CTCG.

Ansøger skal informere den oprindelig komité, som godkendte forsøget under direktivets regler, om at det kliniske forsøg er blevet overført til CTIS og derfor fremadrettet vil blive reguleret af CTRs regler.

Forsøg i akutte situationer

For kliniske forsøg i akutte situationer afviger reglerne under CTR væsentligt fra reglerne under Direktivet i Danmark herunder kravene omkring rekruttering og indhentning af informeret samtykke. Der kræves derfor indsendelse af en væsentlig ændring (substantial modification) for at opfylde betingelserne i CTRs artikel 35 (kliniske forsøg i akutte situationer) umiddelbart efter transitionsansøgningen er godkendt. Ansøger bliver i behandlingen af transitionsansøgningen bedt om at bekræfte, at en sådan ændringsanmodning er planlagt.

Praktisk vejledning vedrørende den første væsentlige ændring (substantial modification) til transitionsforsøg / fuldstændiggørelse af dossieret i ansøgningens part II

Ved den første væsentlige ændring (substantial modification) til et transitionsforsøg, som omfatter part II af ansøgningen, skal relevante dokumenter i part II opdateres i henhold til reglerne under CTR. For transitionsforsøg behandlet i Danmark, kræves kun indsendelse og opdatering af de dokumenter, som er påvirkede af den væsentlige ændring. Hvis ændringen for eksempel omhandler tilføjelse af et nyt forsøgssted i Danmark, skal der udelukkende indsendes dokumenter for dette nye forsøgssted og dets tilhørende forsøgsansvarlige/investigator. Hvis ændringen for eksempel omhandler en ny analyse af biologisk materiale, er det udelukkende en opdateret version af dokumentet om biologisk materiale og den opdaterede deltagerinformation, som skal indsendes.

Yderligere information

Der er udarbejdet en række vejledninger til brug for ansøgninger om overførsel til EU-forordningen:

 

Senest opdateret 02-02-2024

Indhold på siden